Ich brauche meine Abrechnung für die Steuererklärung

Die Jahresabrechnungen werden planmäßig in der ersten Jahreshälfte (die meisten bereits im Frühjahr) erstellt.

Die Frist zur Einreichung Ihrer Steuererklärung läuft bis zum 31.07.2020 für diejenigen, die ihre Steuererklärung selbst erstellen und bis zum 28.02.2021 für diejenigen, die Dienstleistungen eines Steuerberaters in Anspruch nehmen. Darüber hinaus können Sie in Ihrer Steuererklärung die Werte aus der Jahresabrechnung 2018 übernehmen (insbesondere auch dann, wenn diese mit den Werten aus dem Wirtschaftsplan 2019 übereinstimmen) und die Werte aus der Jahresabrechnung 2019 für nächstes Jahr zugrunde legen. Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an einen/ Ihren Steuerberater. 

Ausnahmesituation im Zusammenhang mit Covid-19: 

Da aufgrund der verhängten behördlichen Auflagen zur Eindämmung der Ausbreitung des Coronavirus sich die Belegprüfungen (und auch die Eigentümerversammlungen) verschieben, können die Abrechnungen dieses Jahr (2020) nicht so früh wie gewohnt an Sie versandt werden. 

Sobald die Belege von Ihren Verwaltungsbeiräten geprüft worden sind – online über unser Portal oder anhand der Belege, werden die Jahresabrechnungen in unser Online-Portal eingestellt. Hierüber erhalten Sie eine automatisierte Systembenachrichtigung, soweit Sie sich für das Online-Portal haben freischalten lassen (falls noch nicht, senden Sie uns bitte Ihre E-Mail-Adresse, wir ermöglichen Ihnen sodann Ihren Zugang). 

Sobald der Termin für die Eigentümerversammlung feststeht, wird die Jahresabrechnung samt Einladung zur Versammlung an alle Eigentümer per Post zugesandt. 

Spätestens bis zum 31.07.2020 werden wir alle Abrechnungen an die Eigentümer versenden, auch die nicht genehmigten, da bis zu diesem Termin keine Eigentümerversammlung stattfinden konnte und sogar solche, die von den Verwaltungsbeiräten aus o.g. Gründen nicht geprüft werden konnten. Hierüber wird es gesonderte Hinweise von uns geben.

Wie erstelle ich als Vermieter eine Betriebskostenabrechnung für meinen Mieter?
Addieren Sie die umlagefähigen Kosten, die auf Ihrer Einzelabrechnung ausgewiesen sind (sofern Sie diese auch mit Ihrem Mieter vertraglich vereinbart haben) zu den von Ihnen verauslagten Kosten für die Grundsteuer. Von dem Gesamtergebnis ziehen Sie die von Ihrem Mieter bereits gezahlten Vorauszahlungen ab. Das ist dann das Ergebnis für Ihren Mieter. 

Am besten Sie erstellen sich eine Excel-Datei, in welche Sie die Positionen mit den jeweiligen Verteilerschlüsseln übertragen. 

Falls Sie den Wunsch haben, dass wir eine Betriebskostenabrechnung für Ihre Mieter erstellen, so können wir dies gern gegen eine Gebühr übernehmen.

Trennung der Jahresabrechnung bei Verkauf
Häufig werden wir beim Verkauf einer Wohnung gebeten, die Jahresabrechnung zu trennen. Eine Trennung der Jahresabrechnung ist nicht gültig und kann/darf durch die Hausverwaltung nicht erfolgen. 

Der Grund warum der Voreigentümer nicht mehr zur weiteren Zahlung durch Beschluss der Eigentümergemeinschaft verpflichtet werden kann, ist, dass dieser nicht mehr Teil der Gemeinschaft ist. Weiterhin wird auf die herrschende Fälligkeitstheorie Bezug genommen. Nach dieser haftet stets derjenige Eigentümer für die Abrechnungsspitze (Nachzahlung/ aber auch Guthaben), der zum Zeitpunkt der Fälligkeit im Grundbuch eingetragen war. Die Abrechnung des vergangenen Jahres, darf ausschließlich an den neuen Eigentümer versendet werden, da auch nur dieser als im Grundbuch eingetragener Eigentümer in der Eigentümerversammlung stimmberechtigt ist und die vorliegende Abrechnung anerkennen kann. 

Für ausstehendes Hausgeld haftet grundsätzlich. der alte Eigentümer und nicht der neue. 

Da das Ergebnis der Jahresabrechnung erst durch Beschluss durch die Eigentümerversammlung Rechtskraft erlangt, ist der neue Eigentümer für die gesamte Jahresabrechnung der WEG gegenüber verantwortlich und zahlungspflichtig.

Eine zeitanteilige Abrechnung zwischen Verkäufer und Käufer ist rein privater Natur und hat laut Rechtsprechung eigenverantwortlich zwischen Käufer und Verkäufer zu erfolgen. Wir empfehlen Ihnen daher entsprechende Klauseln in Ihrem Kaufvertrag zu berücksichtigen. 

Welche Tipps können Sie geben zum richtigen Heiz- und Lüftungsverhalten?

Der größte Anteil der Energiekosten eines Privathaushaltes wird unter anderem durch das Heizen verursacht. Bereits mit kleinen Veränderungen im Heiz- und Lüftungsverhalten kann man schon spürbare Einsparungen erzielen. Nachfolgend haben wir Ihnen einige Tipps zusammengestellt:

Heizen: Jedes Grad weniger spart ca. 5-6 % Heizenergie. Nachts kann die Temperatur noch weiter gesenkt werden: um z.B. 4-5 Grad im Wohn- und Arbeitsbereich, jedoch nicht mehr, sonst verursacht das Wiederaufheizen zu hohe Kosten.

Tagsüber während der Arbeitszeit die Heizung zu Hause nicht ganz abdrehen, sonst kühlen die Außenwände ab. Das führt zu einem unbehaglichen Raumgefühl und letztendlich zu höherem Aufdrehen abends.

Durch das Herunterlassen der Rollläden beim Einbruch der Dunkelheit kann bis zu 50 % des Wärmeverlustes durch die Fenster vermieden werden.

Achten Sie darauf, dass Heizkörper nicht durch Möbel, Vorhänge etc. verstellt bzw. verdeckt sind, sonst kann sich die Wärme nur schlecht im Raum verteilen.

Heizkörper können nicht optimal funktionieren, wenn sich Luft in ihnen angesammelt hat. Die Bewohner können die Heizkörper schnell und einfach mit einem Entlüftungsschlüssel aus dem Baumarkt oder Fachhandel entlüften.

Unbeheizte oder wenig beheizte Räume (zum Beispiel Schlafzimmer) nicht durch Raumluft anderer Räume mitheizen; die Feuchtigkeit würde sich wegen der kälteren Wände dort niederschlagen -> Gefahr der Schimmelbildung!

Lüften: Beim Lüften stellen Sie die Heizung ganz aus, sonst entweicht die wertvolle Wärme. Grundsätzlich wird das Stoßlüften mehrmals am Tag (ca. 5 Minuten) empfohlen.

Das Lüften durch gekippte Fenster soll vermieden werden, da hierbei nicht nur der Luftaustausch länger andauert, sondern auch die Wärmezirkulation für diesen Zeitraum verhindert wird – die Wärme entweicht sofort direkt zum Fenster.

Bei zu langem Lüften (auch bei dauerhaft gekippten Fenstern) kühlen die Wände und Fensterlaibungen aus – ihr Erwärmen verbraucht zusätzliche Heizenergie.

Heizkörper bleibt kalt – was soll ich tun?

In den meisten Fällen, wenn die Heizung in der Wohnung nicht /nicht richtig funktioniert, werden wir – Ihre Hausverwaltung – kontaktiert. In 80% der Fälle liegt die Ursache jedoch im Sondereigentum und muss vom Sondereigentümer auf seine Kosten behoben werden.

Daher melden Sie uns bitte einen möglichen Heizungsausfall erst nachdem Sie folgende Sachverhalte geprüft haben:

Überprüfen Sie, ob nur ein Heizkörper in Ihrer Wohnung kalt ist oder alle. Wenn nur einer, dann beauftragen Sie bitte direkt eine Fachfirma mit der Reparatur.

Fragen Sie Ihren Nachbar, wenn möglich, ob auch bei ihm die Heizung nicht funktioniert. Sollte die Heizung beim Nachbar funktionsfähig sein, so ist anzunehmen, dass die Ursache in Ihrem Sondereigentum liegt; der Reparaturauftrag an die entsprechende Fachfirma muss durch Sie erfolgen.

Sollten alle Anhaltspunkte dafürsprechen, dass die Zentralheizung ein Problem hat, so informieren Sie bitte in erster Linie den Hausmeister über den Ausfall der Heizung. Der Hausmeister wird sich anschließend mit uns in Verbindung setzen.
Sollten Sie sich direkt an die Fachfirma gewandt und sollte diese festgestellt haben, dass die Ursache des Heizungsausfalls im Gemeinschaftseigentum liegt, so entstehen Ihnen als Sondereigentümer keine Kosten für die Beauftragung, die Rechnung wird von der Gemeinschaft beglichen.

Was muss ich als Vermieter bei Mieterwechsel alles berücksichtigen?

Wir bitten Sie uns Ihren Mieterwechsel bzw. Leerstand unbedingt zeitnah mitzuteilen, damit wir die Ablesewerte, die wir ebenfalls von Ihnen erhalten (Ablesewerte der Heizkostenverteiler und Wasserzähler) an das entsprechende Abrechnungsunternehmen weitergeben können, falls eine getrennte Heizkostenabrechnung mit den von Ihnen genannten Werten gewünscht ist. Wie Sie die einzelnen Messwerte ablesen können und welche Angaben wir sonst noch von Ihnen benötigen, entnehmen Sie bitte unserem Formular unter „Downloads“.

Sollte Ihnen oder Ihrem Mieter die Selbstablesung nicht möglich sein, kann eine für Sie kostenpflichtige Zwischenablesung beim Abrechnungsdienst beantragt werden.

Hausordnung: Ruhestörung und die Handlungsmöglichkeiten der Hausverwaltung

Die Hausverwaltung ist zwar für die Durchsetzung der Hausordnung, und dazu gehört auch die Ruhestörung, zuständig; in Bezug auf die Handlungsmöglichkeiten sind der Hausverwaltung jedoch vielfach die Hände gebunden. 

Sollte der Ruhestörer ein Eigentümer sein, so kann die Hausverwaltung sich mit ihm telefonisch oder schriftlich in Verbindung setzen und zur Einhaltung der Hausordnung auffordern. Sollte er dieser Aufforderung nicht Folge leisten und sollte die Ruhestörung so massiv sein, dass mehrere Parteien darunter leiden, kann die Hausverwaltung einen entsprechenden Tagesordnungspunkt auf der Eigentümerversammlung vorsehen und das Anliegen für die WEG „an sich ziehen“. Sie holt sich dadurch die Freigabe der Eigentümergemeinschaft gegen den Ruhestörer mithilfe eines Rechtsanwalts außergerichtlich oder gerichtlich vorzugehen. Weitere Handlungsmöglichkeiten der Hausverwaltung bestehen grundsätzlich nicht. 

Ganz schwierig wird es, wenn der Ruhestörer ein Mieter ist. Zwischen der Eigentümergemeinschaft bzw. der Hausverwaltung als deren Vertreterin und dem Mieter besteht kein Rechtsverhältnis. Dieses existiert lediglich zwischen dem Vermieter und dem Mieter. Daher muss in diesem Fall vor allem der Vermieter tätig werden und seinen Mieter zur Einhaltung der Hausordnung auffordern. 

Ganz abgesehen davon, hat jeder Bewohner, der sich gestört fühlt, die Möglichkeit und das Recht selbst tätig zu werden, z.B. auf den Ruhestörer direkt zugehen und/oder bei nächtlicher Störung die Polizei rufen. Auch ein persönliches Gespräch mit dem ‚Störer‘ führt oft zum gewünschten Erfolg.

Der Abfluss in meiner Wohnung ist verstopft, was soll ich tun?

In 90% der Fälle liegt die Ursache für eine Rohrverstopfung im Sondereigentum. Die Beauftragung einer Rohrreinigungsfirma und die Kostentragung liegen somit beim jeweiligen Sondereigentümer. Nur wenn es zu einer Rohrverstopfung im Hauptfallrohr (das vertikal verlaufende Rohr) kommt, muss die Gemeinschaft und somit die Verwaltung tätig werden. Wo die Ursache einer Rohrverstopfung herrührt, können Sie der Rechnung des Kanalreinigers entnehmen. Sollte sich ergeben, dass das Hauptfallrohr verstopft war, so übernimmt natürlich die Gemeinschaft die Kosten. 

Lagerung von privaten Gegenständen in Gemeinschaftsräumen

Grundsätzlich dienen die Gemeinschaftsräume wie Treppenhäuser, Flure und Kellergänge ausschließlich dem gemeinschaftlichen Gebrauch. Es ist daher nicht gestattet diese Gemeinschaftsräume zum dauerhaften Abstellen von Privatgegenständen auszunutzen. 

Die gesetzlichen Brandschutzbestimmungen verbieten ebenso Gegenstände, die leicht entflammbar bzw. brennbar sind, zu einer giftigen Rauchgasentwicklung führen können oder Fluchtwege verengen, in den Gemeinschaftsräumen abzustellen. Hierzu gehören auch Schuhregale, Garderobenvorrichtungen, Rollatoren, Kinderwagen, Fahrräder, Schirmständer oder auch Blumentöpfe.

Grundsätzlich ist das Abstellen von Kinderwagen und Rollatoren in den Fluren erlaubt, jedoch nur dann, wenn die Flure breit genug sind und im Falle eines Brandes den Fluchtweg nicht verengen würden. Art. 32 BayBo (Abs. 5) „Die nutzbare Breite der Treppenläufe und Treppenabsätze notwendiger Treppen muss für den größten zu erwartenden Verkehr ausreichen.“ 

Ist dies nicht gegeben, müssen die Kinderwagen und Rollatoren entweder unterhalb der Treppe (soweit sich dort keine Zugänge zu den Technikräumen befinden), Kinderwagenraum (für Kinderwagen), privaten Kellerabteilen oder in der eigenen Wohnung abgestellt werden. 

Auch das Lagern von brennbaren Gegenständen auf den Garagenstellplätzen (abgesehen von einem Satz Reifen) ist nicht gestattet. 

Abwicklung von Versicherungsschäden (z.B. Wasserrohrbruch) im Sondereigentum

Da im Falle eines Versicherungsschadens (am Beispiel eines Wasserrohrbruchs als häufigsten Fall) meistens Gemeinschaftseigentum betroffen ist, ist die Hausverwaltung nach einer Schadensmeldung – z.B. durch einen Bewohner oder Hausmeister – zu folgenden Maßnahmen berechtigt und verpflichtet:

  • Schadensfeststellung § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG,
  • Sofortmaßnahmen nach § 27 Abs. I Nr. 3 WEG (= Notgeschäftsführung),
  • Mitteilung an Versicherung (Schadensmeldung),
  • Einleitung von Schadensminderungsmaßnahmen.

Sollte die Schadensursache im Gemeinschaftseigentum liegen und sollte ausschließlich Gemeinschaftseigentum betroffen sein, so ist es die Aufgabe der Hausverwaltung sich um die Schadensbeseitigung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums zu kümmern.

Ist die Schadensursache im Sondereigentum zu finden (siehe Exkurs *) und/oder ist das Sondereigentum betroffen, so muss der Eigentümer die unverzügliche Reparatur in die Wege leiten, damit die Hausverwaltung anschließend die Trocknung des Gemeinschaftseigentums (tragende Wände, Decken, Estrich) veranlassen kann.

Die weitere Abwicklung des Schadens im Sondereigentum, wie z.B. Putz-, Fliesen-, Malerarbeiten etc. ist die Aufgabe des Sondereigentümers. Er muss die Kostenvoranschläge einholen, die Arbeiten an die Handwerksfirmen vergeben und die Rechnungen der Handwerker begleichen; die Kosten werden ihm i.d.R. von der Gebäudeversicherung erstattet.

Die Hausverwaltung unterstützt den Sondereigentümer lediglich mit den notwendigen Versicherungsangaben und dient als Übermittler der Informationen bzw. Rechnungen zwecks Erstattung zwischen dem Eigentümer und der Gebäudeversicherung.

Die Hausverwaltung darf jedoch nicht ohne eine ausdrückliche schriftliche Vollmacht des Eigentümers – ggf. mit einer vereinbarten Sondervergütung – den Versicherungsschaden in seinem Eigentum abwickeln, denn dies ist ausschließlich sein Hoheitsbereich! Das Gleiche betrifft auch die Nachbarn, die von den Folgeschäden betroffen sind.

*Exkurs: Die häufigsten Ursachen für die Wasserschäden im Sondereigentum liegen in mangelhaften Absperrventilen, defekten Wartungsfugen in Badezimmern und Küchen, unfachmännisch ausgeführten Sanitärinstallationen im Sondereigentum.

Anträge zur Eigentümerversammlung

Jeder Eigentümer hat die Möglichkeit und das Recht seine Anträge zur ordentlichen Eigentümerversammlung zu stellen. Wie uns die Erfahrung zeigt, machen viele Eigentümer von diesem Recht erst Gebrauch, wenn die Einladung zur Eigentümerversammlung bereits im Briefkasten liegt. Da für die Nachträge zur Tagesordnung ein gewisser Arbeitsaufwand zu veranschlagen ist und wir die gesetzliche Einladungsfrist einhalten müssen, ist es uns in den meisten Fällen nicht möglich die Nachträge zu berücksichtigen.

Für Ihre Eigentümeranträge können Sie gern unser Formular verwenden.

Ich möchte meine Wohnung verkaufen und benötige hierfür viele Dokumente, wo bekomme ich diese?

Viele Objektunterlagen wie Teilungserklärung samt Nachträge, Jahresabrechnungen, Protokolle der Eigentümerversammlungen, Versicherungsscheine, Energieausweise etc. sind in unserem Online-Portal schnell und kostenfrei abrufbar. Den Zugang hierzu finden Sie auf unserer Homepage unter „Login“. Teilen Sie uns Ihre E-Mail-Adresse mit, damit wir Sie freischalten können. Sollen Sie die Unterlagen von uns zusammengestellt und per E-Mail oder per Post zugeschickt haben wollen, so können wir dies gern für eine Gebühr übernehmen.

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